6 - Comment créer des réunions permettant de décider en moins de 10 mn

Qui n’a jamais passé des heures en réunion en se demandant ce qu’il faisait là ?

Les réunions sont un outil sur lequel personne ne se pose de questions. Dès qu’on cherche une réponse à une question qui dépasse notre champ de compétences ou d’information, on organise une réunion. C’est tellement simple : on réunit des personnes, on échange et… et... ?! Pas grand chose, au final. Mais on a toujours fait comme ça. Où est le problème ?

Le problème, c’est :

-c’est quoi l’ordre du jour ?
-je suis convoqué alors que seulement 10 % des sujets me concernent
-la réunion va durer tout l’après midi. J’ai du travail pour un client mais il devra attendre
-une heure de réunion mais à la sortie, pas de décision ni de plan d’action
-a-t-on vraiment besoin d’une réunion pour parler de ce sujet annexe ?
-…

Les exemples se multiplient. 

Au final, le problème est le coût pour l’entreprise. Il est caché et indolore jusqu’à ce que le dirigeant se penche sur la masse salariale et comprenne que, en moyenne, un cadre passe a en moyenne 3,5 réunions de 1h09 par semaine. 

Si les réunions sont nécessaires, comme tout outil, elles doivent être utilisées à bon escient.

Ordre du jour

Indispensable. Quel que soit le type de réunion, il faut un ordre du jour.

Un ordre du jour est un besoin qui doit trouver réponse pendant la réunion.

Sauf exception, le calendrier ne doit pas être un ordre du jour. Exemple : « réunion commerciale tous les lundi ». Quel intérêt d’avoir une réunion tous les lundis si rien n’a évolué depuis la semaine dernière ? 

Il existe 3 types de réunions :

La réunion d’information

Points clés :

• pas de limite de participants,
• elle est informative. La communication ne va que dans un sens, de l’animateur vers les participants (hors questions à la fin),
• elle est animée par une personne seule ou par un groupe de personnes,
• son objectif est d’amener les participants à un niveau égal d’information,
• par exception, ce type de réunion peut être prévu à date régulière, tous les trimestres, par exemple.
  
  Ce type de réunion n’appelle pas de processus particulier. Je n’en parlerai pas ici.

La réunion de création

Points clés :

• pas de limite de participants,
• elle est collaborative. Chaque participant peut amener une idée qui sera retenue à la sortie,
• elle est animée par un facilitateur qui déroule un processus permettant à l’intelligence collective de faire émerger les idées,
• son objectif est de prendre une seule décision difficile.
  
  Ce type de réunion impose une préparation et un processus d’animation à maîtriser : la facilitation. Cet outil nécessite plusieurs lettres d’information à lui seul. Il ne sera pas abordé ici.
  

La réunion de décision

Points clés :

• elle réunit au maximum 8 / 10 participants,
• elle est collaborative. Chaque participant peut amener une idée qui sera retenue à la sortie,
• elle est animée par un animateur qui distribue la parole à chacun des participants
• son objectif est d’obtenir des décisions, un plan d’action et des dates pour chaque point abordé.
  
  Voici une proposition d’animation possible :
  

Création de la réunion de décision

Une réunion doit être créée pour répondre au besoin de décider sur un sujet particulier. Celui qui a besoin de cette réponse contacte uniquement les personnes impactées par la décision à prendre, pour planifier la réunion.

Une fois planifiée, elle doit être rendue publique sur le système d’information. L’objectif est d’inviter les participants à soumettre leurs questions sur le sujet de la réunion, voire à proposer d’autres sujets si les participants sont les mêmes.

Une option est d’autoriser ceux qui ne sont pas impactés par la décision mais qui souhaitent y participer, à venir, s’ils le désirent. Ils peuvent partager leurs idées mais ne prennent pas part au processus décisionnel. 

Les autres collègues seront informés des décisions via le compte rendu.

Organisation

Il faut un tableau et une cloche tibétaine (lien d’affiliation), idéale pour la persistance de sa sonnerie.

Un animateur totalement externe aux sujets traités est un plus. Ça reste cependant un luxe. Un simple participant peut prendre ce rôle d’animateur. Le rôle de l’animateur peut être scindé en deux si la charge ci-dessous est trop importante. 

Le rôle de l’animateur est de :

• distribuer la parole à chacun,
• noter les réponses de chacun au tableau,
• tenir la cloche. Dès qu’un égo s’invite au débat ou que la tension monte, l’animateur sonne la cloche. Personne ne doit parler tant que le son de la cloche perdure. Pendant ce silence, chacun doit se poser la question : « Suis-je au service du sujet dont nous discutons et de la société ? ».

Déroulé

1. Inclusion. L’animateur fait un tour de participants et demande à chacun de s’exprimer : « comment vous sentez vous pour cette réunion ?». Expression libre. Souvent, les émotions parlent, ce qui permet d’évacuer l’éventuel stress. Pas de débat.
   
   
2. Ordre du jour. L’animateur expose l’ordre du jour, la liste de tous les points qui seront abordés au cours de la réunion. Pas de débat.
   
   
3. Exposé du premier point. L’animateur lit le sujet et interroge tous les participants, y compris les invités, avec 3 questions : « Quelle est votre proposition », « Pourquoi ? » « En quoi est-ce une solution rationnelle ? ». L’animateur note tous les points au tableau. Pas de débat. 
   
   
4. Clarifications. L’animateur questionne ouvertement : « Est-ce clair pour tout le monde ? ». Ceux voulant des précisions lèvent la main et questionnent. Objectif : bien comprendre le problème. Pas de débat.
   
   
5. Réactions. L’animateur fait un nouveau tour et donne la parole à chacun pour exprimer librement son point de vue sur les propositions faites par les autres. Pas de débat. 
   
   
6. Amendements : l’animateur demande : « quelqu’un souhaite-t-il amender sa proposition ? ». Ceux qui le veulent lèvent la main et peuvent clarifier leur proposition sur la base des remarques qu’ils ont reçues au tour précédent. 
   
   
7. Intégration : étape optionnelle. Si une proposition a du mal à émerger, l’animateur peut guider un débat ouvert pour amender une proposition qui se dessine en restant fidèle à son esprit de départ et en résolvant les objections remontées. Si la discussion s’enlise et les tensions montent, la proposition n’est pas mûre. L’animateur doit alors sonner la cloche, couper le débat et passer au point suivant.
   
   
8. Adoption ou objections : Une seule question est posée : « voyez vous des raisons pour lesquelles adopter cette proposition nous causerait du tort ou nous ferait régresser ? ». Les objections sont retenues sans discussion. La proposition est adoptée si aucune n'est exprimée. Si une est exprimée, la proposition est rejetée. Elle pourra être représentée lors d’une prochaine réunion après avoir éventuellement été amendée.
   Précision : une objection est un fait mesuré, vérifiable, chez vous ou ailleurs. Ce n'est pas une opinion personnelle.
   
   
9. Point suivant. L’animateur recommence le processus au 3/ pour les sujets suivants, jusqu’à épuisement de l’ordre du jour.
   
   
10. Déclusion : L’animateur fait un dernier tour de participants et demande à chacun de s’exprimer : « comment avez vous vécu cette réunion ?». Expression libre. Pas de débat.
    
    Fin de la réunion.
    

Quelques détails supplémentaires

La méthode de décision n’est pas le consensus

Le consensus peut potentiellement dénaturer une idée au point que :

• son porteur ne la reconnaisse plus,
• la décision insatisfasse tout le monde,
• la décision fasse plus de mal que de bien,

La méthode de décision vise à adopter la moins mauvaise des propositions disponibles. La décision doit alors vivre quelques temps et si elle est insatisfaisante, elle reviendra dans une prochaine réunion.

Forme de la réunion