A business égal, quelle est la différence entre les entrepreneurs qui réussissent, embauchent, développent leur société et ceux qui peinent à boucler les fins de mois ?
La réponse courte est : un système
Qu’est-ce qu’un système ?
Un système est un ensemble de procédures réplicables documentées dans un manuel qui peuvent être lues, comprises et mises en application par le collaborateur disposant des « plus faibles compétences possibles » pour un poste, ou une tâche, donné.
In fine, le système est le savoir faire de l’entreprise. Le système est la valeur de l’entreprise.
L’exemple le plus connu de système est Mc Donald. Il est très « optimisé » en termes de procédures, laissant peu de place à l’initiative humaine. Mais un système peut aussi inclure beaucoup d’initiatives personnelles, notamment dans les entreprises dites « lean » telles que Toyota.
En quoi un système représente-t-il la valeur d’une entreprise ?
Vous connaissez certainement des gens dans votre entourage qui travaillent beaucoup.
Sont-ils rémunérés à la hauteur de leurs efforts ?
Comment exercent-ils leur métier ? Ont-ils du mal à déléguer ?
Souvent, l’absence de système est due à une incapacité, volontaire ou non, à déléguer. Au début, le dirigeant ne s’encombre pas de procédures. Il a peu de monde à gérer, tout le monde le consulte pour les décisions. Il peut contrôler. Ca fonctionne. Mais avec le temps et avec chaque collaborateur ajouté, cela devient plus compliqué.
La caractéristique commune des dirigeants qui n’ont pas de système est qu’ils compensent personnellement cette absence par de nombreuses heures.
Cela présente 3 inconvénients :
- ces dirigeants ne disposent que de 24 heures dans une journée pour tout faire. Ils s'épuisent.
- le résultat est approximatif. Dans un quotidien d’entreprise, les mêmes questions, les mêmes tâches reviennent tout le temps. Mais dans un emploi du temps surchargé, elles ne sont pas toujours traitées avec la même rigueur…
- les équipes se démotivent. Devoir demander tout le temps au supérieur ralentit la prise de décision et démotive ceux qui aiment être autonomes, généralement parmi les meilleurs éléments d’une société…
Ces dirigeants qui n’ont pas de système ou qui n’en veulent pas, échangent leur temps contre une rémunération. Ils travaillent dans le système. Mais au final, ils ne créent pas la valeur qu’ils espèrent car leur société ne peut pas tourner sans eux. Ils sont le système. Le jour où ils souhaiteront passer la main, ils apprendront avec douleur que leur société ne vaut rien car le système n’existe pas sans eux.
A l’inverse, les dirigeants qui mettent en place un système dans leur société se rendent dispensables. Les procédures documentées permettent de répliquer le système, donc les flux financiers, indépendamment des personnes qui y travaillent.
Au lieu d’être un goulet d’étranglement à la croissance, le dirigeant, devient un architecte du développement de l’entreprise.
Un système en constante évolution donnera les fruits exactement inverses de ceux évoqués ci-dessus :
- possibilité de croissance,
- résultats réplicables, mesurables et extensibles,
- possible motivation des équipes. Un système bien pensé représente un cadre qui donne une certaine autonomie et liberté aux collaborateurs.
En tant que dirigeant, votre valeur ajoutée est de travailler sur le système pour le développer, non dans le système pour l’alimenter.
Comment mettre en place un système dans mon entreprise ?
Commencez par faire l’inventaire de toutes vos tâches quotidiennes personnelles :
- regardez votre agenda et vos mails. Est-ce vraiment à vous de faire tout cela ?
- créez des compartiments. Que pouvez vous déléguer ? Tentez de maximiser votre réponse à ce point. Que devez vous absolument conserver ?
Ensuite, attaquez vous au reste de l’entreprise. Associez à l’inventaire et à l’écriture les employés qui sont concernés par chacune des procédures documentées :
- identifiez les processus critiques pour le fonctionnement de la société,
- décomposez ces processus en étapes claires et précises. Décrivez les en détail en incluant les tâches à accomplir, les rôles (ou personnes) impliqués, les délais, etc. Vous pouvez utiliser du texte, des diagrammes, des tableaux, des images ou même des vidéos en fonction du contexte,
- documentez tous vos processus dans un dossier partagé à l’ensemble de l’entreprise.
Lorsque ce travail est terminé, faites tester vos procédures par d’autres employés qui ne les connaissent pas pour identifier les points faibles et les réviser.
Enfin, réunissez vos employés par « grands groupes »* concernés par les procédures et révisez les ensemble une dernière fois pour être sûr qu’il n’y a pas de trous dans la raquette. Cela peut aussi être le moment de questionner une procédure pour l’améliorer ou la supprimer.
Ce qu’il faut retenir
Si vous n’avez pas de système car vous êtes pris par l’opérationnel et n’avez pas le temps d’y penser, reconsidérez votre position dès maintenant.
Un système apporte de la valeur à toutes les parties :
- vous dirigeant, en allégeant votre travail,
- vos employés, en clarifiant le cadre de ce qu'ils peuvent faire ou non,
- vos clients, en améliorant la qualité et donc la valeur ajoutée
- votre société, en améliorant sa valeur globale.
Ce serait dommage de ne pas essayer.
Merci de votre attention,
*grands groupes : l’ensemble des services qui interagissent sur 80 % des processus documentés. Inutile de faire perdre du temps aux services qui ne sont concernés que par une ou deux procédures seulement.